Guide gratuit · PDF envoyé par e-mail
Mettre l’IA au service de l’étude, dans le respect du secret professionnel.
Un guide pratique pour passer d’essais isolés à un usage choisi et encadré, en quatre étapes : définir les règles, choisir les tâches et l’outil, l’installer, puis décider de le garder ou non. Il contient une charte d’usage, une grille pour évaluer les fournisseurs et un journal d’essai, à imprimer.
- Une charte d’usage de l’IA, à adapter et à faire signer par l’équipe
- Dix questions à poser par écrit à chaque éditeur
- Un protocole pour tester un outil sur des dossiers déjà signés
- Les réglages à poser : instructions, espaces de travail, connexions
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Au sommaire
Ce que contient le guide.
Six chapitres et cinq annexes. Le guide se lit en une heure ; les annexes sont faites pour être imprimées et remplies.
- Chapitre 1
Ce que l’IA peut préparer, ce qu’elle ne doit pas décider
Lire, rapprocher, rédiger, suivre : ce que les modèles font bien. Le conseil, la qualification et la signature : ce qui reste au notaire.
- Chapitre 2
Le secret professionnel et les données du dossier
Ce que le secret impose avant de confier une pièce à un outil, ce que le RGPD exige du contrat, et la règle simple qui en découle.
- Étape 1 · semaine 1
Cadrer : un référent, un inventaire, une charte
Avant tout outil : désigner qui pilote, savoir ce qui se fait déjà, écrire ce qui est permis.
- Étape 2 · semaines 2 à 4
Choisir : les tâches d’abord, l’outil ensuite
Passer les tâches de l’étude au crible, en retenir deux ou trois, puis comparer les outils sur des dossiers déjà signés.
- Étape 3 · semaines 5 à 10
Installer : un rédacteur, un type de dossier, une relecture
Comptes, instructions, espaces de travail, dossiers synchronisés, consignes réutilisables, connexions et droits ; puis la relecture et le journal d’essai.
- Étape 4 · mois 3
Décider : étendre, ajuster ou arrêter
Trancher sur les mesures de l’étude, s’appuyer sur des champions, former sur de vrais dossiers et relire la charte.
La méthode
Quatre étapes, environ trois mois.
Chaque étape a une échéance, une décision à prendre et des documents à produire. L’étude la conduit elle-même, sans prestataire extérieur ni budget dédié.
Qui pilote, et ce qui est permis.
Un référent, l’inventaire des usages existants, une charte signée par toute l’équipe.
Les tâches à confier, puis l’outil.
Deux ou trois tâches retenues sur des critères écrits, un outil éprouvé sur trois dossiers déjà signés.
Comment l’équipe s’en sert, et qui relit.
Comptes nominatifs, instructions, espaces de travail et consignes réutilisables, une règle de relecture, un journal d’essai tenu dossier par dossier.
Étendre, ajuster ou arrêter.
Une décision fondée sur les mesures de l’étude, des champions identifiés, une charte relue.
La règle à retenir
Une pièce de dossier ne doit être confiée qu’à un outil couvert par un contrat signé par l’étude, hébergé dans l’Union européenne et qui n’utilise jamais vos données pour entraîner un modèle.
Le chapitre 2 du guide explique cette règle. Elle se recopie telle quelle dans la charte de l’étude.
Les annexes
Cinq annexes à imprimer ou à copier.
L’étude les remplit, les signe et les conserve. Ils servent à fixer les règles par écrit et à garder la trace de ce qui a été testé. La dernière annexe réunit trois demandes à copier dans l’outil.
Modèle de charte d’usage de l’intelligence artificielle
Huit articles à adapter, à présenter en réunion d’étude et à faire signer par chacun.
Grille d’évaluation d’un fournisseur
Dix questions à poser par écrit à chaque éditeur, avec la réponse attendue.
Journal d’essai
Une ligne par dossier : le temps, les corrections, les erreurs, et les trois questions du point d’étape.
Les clauses à vérifier dans le contrat
Ce que l’article 28 du RGPD impose au contrat de sous-traitance, et ce que le secret professionnel y ajoute.
Les demandes à copier dans l’outil
Trois demandes pour faire écrire par l’outil vos instructions, vos espaces de travail et vos consignes réutilisables.
Ce que le guide n’est pas
Trois précisions.
Il ne promet aucun gain de temps
Aucun pourcentage n’est annoncé. Le journal d’essai permet à chaque étude de mesurer elle-même ce qu’elle gagne, dossier par dossier.
Il ne remplace pas un avis juridique
Les modèles sont à adapter à chaque étude. Ils ne remplacent ni les recommandations du Conseil supérieur du notariat, ni celles de votre chambre.
Il n’est pas réservé à Clovis
Le guide est publié par l’éditeur de Clovis, mais la grille d’évaluation s’applique à n’importe quel outil, Clovis compris. Posez-nous les mêmes questions qu’aux autres éditeurs.
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