Collecte des pièces du dossier notarial

Qui fournit quoi, dans une vente

Interlocuteur	Pièces habituelles
Vendeur	Titre de propriété, pièces d’identité, questionnaire du vendeur, avis de taxe foncière, contrat de mariage ou convention de PACS le cas échéant, statuts et pouvoirs si une société vend.
Acquéreur	Pièces d’identité, questionnaire de l’acquéreur, plan de financement, justificatifs de l’origine des fonds.
Agence	Mandat, offre acceptée, souvent le dossier de diagnostic technique.
Syndic	Pré-état daté, règlement de copropriété et état descriptif de division, procès-verbaux des dernières assemblées, fiche synthétique, carnet d’entretien.
Banque	Offre de prêt de l’acquéreur ; pour le vendeur, décompte de remboursement et accord de mainlevée.
Services publics	État civil par Comedec, état hypothécaire du service de la publicité foncière, urbanisme en mairie, risques sur Géorisques, sociétés et bénéficiaires effectifs au RNE et au RBE.

En copropriété, l’article L. 721-2 du Code de la construction et de l’habitation fixe la liste des documents à remettre à l’acquéreur dès la promesse : c’est souvent la partie la plus longue à réunir, parce qu’elle dépend du syndic.

Une liste propre à chaque bien

Un lot de copropriété. Les documents du syndic, le mesurage de la surface privative, les travaux votés et le fonds de travaux.
Une maison en lotissement. Le cahier des charges et le règlement du lotissement, les statuts de l’association syndicale le cas échéant.
Un terrain à bâtir. Le bornage, l’urbanisme applicable, les réseaux.
Un bien loué. Le bail, l’état des loyers, le dépôt de garantie.
Une société qui vend ou achète. Les statuts, l’extrait d’immatriculation, la décision qui autorise l’opération, les bénéficiaires effectifs.

Partir d’une liste type, c’est réclamer ce qui ne sert pas et oublier ce qui manque. Clovis dresse la liste à partir du dossier lui-même : le mandat, l’offre, le titre, et ce qu’il apprend en lisant les premières pièces.

Relancer sans y penser

Une pièce demandée n’est pas une pièce reçue. Clovis écrit à chacun ce qui le concerne, avec la liste de ce qui manque, puis relance au bout de cinq jours sans réponse. Le message est préparé, le clerc le valide d’un clic. Les délais du dossier restent en vue : une pièce qui conditionne la fin du délai de rétractation ou la levée d’une condition passe en tête.

Lire ce qui arrive

Chaque pièce reçue est classée, renommée et lue. Ce qu’elle contient est reporté au dossier avec la page d’où il vient : un régime matrimonial, une surface, la date d’un diagnostic, le montant d’un prêt. Ce qui ne concorde pas est signalé : une surface différente entre le diagnostic et l’offre, un nom d’usage absent de la demande d’état hypothécaire, un diagnostic qui ne sera plus valable le jour de la signature.

Ces données alimentent ensuite la rédaction de l’acte et l’analyse de l’état hypothécaire : personne ne ressaisit.

Ce que l’étude garde

La relation avec les clients reste celle de l’étude : les demandes partent sous son nom, après validation, et le clerc reprend la main dès qu’un échange demande du tact ou une explication. Clovis prend la part mécanique, la liste, les relances, le classement et la lecture, pour que le clerc garde la part qui demande son expérience.

Questions fréquentes

Quelles pièces demander pour la vente d’un lot de copropriété ?

Outre les pièces du vendeur et de l’acquéreur, les documents prévus par l’article L. 721-2 du Code de la construction et de l’habitation : règlement de copropriété et état descriptif de division, procès-verbaux des assemblées, fiche synthétique, informations financières et carnet d’entretien, le plus souvent réunis par le syndic avec le pré-état daté.

Au bout de combien de temps Clovis relance-t-il ?

Au bout de cinq jours sans réponse. La relance est préparée par Clovis et part après validation du clerc.

Les clients doivent-ils utiliser un nouvel outil ?

Non. Les demandes partent par e-mail, depuis la messagerie de l’étude, et les pièces reviennent par le même canal.

Clovis demande-t-il les actes d’état civil ?

Oui, il prépare les demandes d’actes d’état civil par Comedec et rattache au dossier les actes reçus.